Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat. Od 2019 roku wejdą w życie przepisy zmieniające zarówno terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej jaki i sposób jej gromadzenia.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku będzie musiała być przechowywana przez pracodawcę tylko przez 10 lat od dnia zakończenia pracy.

Dokumentację pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku trzeba będzie przechowywać przez 50 lat o ile pracodawca nie złoży do ZUS rozszerzonych raportów informacyjnych za wszystkie zatrudnione osoby w tym okresie.

Dla dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku okres przechowywania nadal będzie wynosił 50 lat.

Obecnie dokumentację pracowników trzeba przechowywać w formie papierowej. Od stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza będzie mogła być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej.